Assistant de réservation/Assistante de réservation

GR Intérim & Recrutement, spécialiste du recrutement de profils bilingues et multiculturels depuis plus de 35 ans sur les fonctions support, recherche pour le compte d'un de ses clients, un cabinet de conseils en stratégie international, un(e) stagiaire en tant qu'assistant pour le département des Affaires Générales H / F - anglais courant H / F (gestion administrative des voyages et déjeuners d’affaires)

Ce poste est un stage à pourvoir à Paris.

Dans un environnement dynamique et international, vous intégrerez le département des ressources humaines et des affaires générales qui se compose de deux équipes : une équipe RH avec le chef de département et 1 équipe responsable RH et GA.

Les missions qui seront les votre sont :

Services aux clients internes

• Préparation des dossiers Déplacements professionnels et Divertissements
• Réservation de billets et d'hébergement pour voyages d'affaires
• Préparation de la demande de remboursement et du paiement
• Assistance pour obtenir un visa
• Réservation de taxi
• Livres de présentation de reliure
• Réservation de salles de réunion

Contrôle budgétaire des frais généraux

• Vérification quotidienne des opérations et des dépôts
• Enregistrement des factures
• Préparation des ordres de paiement
• Préparation des écritures comptables

Contrôle d'accès

Préparation des demandes de cartes d'accès

Organisation de l'événement client et de l'événement agence

• Préparation des événements clients front office
• Préparation d'événements à l'échelle de la succursale : présentations ; séminaires, rassemblements

Autres tâches GA

• Gestion des stocks (papeterie, café, thé, etc.)
• Autres tâches pour soutenir les membres du HGD

COMPETENCES REQUISES

• Vous justifiez idéalement d'une expérience de minimum 2 ans sur un poste polyvalent
• Vous disposez idéalement d’un Bac+2 minimum (Ecole de Commerce ou Université), vous êtes proactif et volontaire.
• Vous maîtrisez le Pack Office , principalement Word et Excel

Vous parlez couramment l'anglais et le français.

Profil

Nous recherchons une personne proactive, rigoureuse, organisée, autonome et dotée d’un très bon relationnel et d'une bonne communication.

• Vous êtes une personne réactive, qui sait gérer les priorités et possédant un excellent sens du service
• Vous faites preuve d’adaptabilité, stabilité et fiabilité.

La rémunération est selon le profil et l’expérience.