Secrétaire pédagogique - ref 128

À propos de nous

La Faculté de santé est une composante de l’Université Toulouse III Paul Sabatier.

Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutique et Chirurgie dentaire.

Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l’organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés;

des études de sciences pharmaceutiques et d’odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale.

Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées Elle est constituée de 3 départements d’enseignement et de 4 divisions transverses.

Organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres :

• Etudiants : 16 000
• Enseignants et enseignants chercheurs : 636
• Personnels administratifs et techniques : 259
• Budget géré : 10 millions d’€

Mission

En lien avec les porteurs de diplôme et la scolarité des second et troisième cycle, il s’agit

d’assurer le secrétariat pédagogique :

• du master 1 de santé publique
• du master 2 de santé publique parcours Coordonnateur de Parcours de Soins (CPS)
• de l’UE de méthodes et concepts en Anthropobiologie du master 1 de biologie santé
• des DU de médecine légale en cours d’habilitation

Activités du poste :

• Réceptionner les dossiers de candidature des étudiants via les logiciels dédiés et vérifier les pièces du dossier
• Transmettre les candidatures aux responsables de formation
• Répondre aux différents candidats via les logiciels dédiés
• Participer au jury d’admission pour l’année universitaire suivante et informer de l’avis du jury aux différents candidats par mail
• Envoyer les autorisations d’inscription aux étudiants et établir le lien entre les étudiants, la scolarité et le département des DU santé
• Répondre quotidiennement aux mails de demandes de renseignements sur les masters et les DU
• Communiquer la liste des étudiants en formation continue et initiale aux services concernés
• Suivre les désistements avec les enseignants responsables
• Mettre à jour, avec les enseignants responsables, les programmes de chaque formation, les maquettes des DU pour le département santé
• Réaliser dans Apogée, les inscriptions pédagogiques des étudiants du master 1 de santé publique
• Effectuer les réservations de salles de cours en collaboration avec la scolarité du second cycle de Purpan
• Réaliser le trombinoscope des étudiants inscrits au master 1 de santé publique
• Assister les enseignants responsables dans le suivi des cours (mise à disposition des supports de cours pour les étudiants par mail et sur la plateforme Moodle®, suivi de l’assiduité des étudiants)
• Transmettre au service de la Mission Formation Continue et Apprentissage (MFCA) de l’Université, les feuilles d’émargement des étudiants inscrits aux différentes formations sous le statut de la formation continue
• Préparer, organiser et surveiller les examens des formations dont l’agent assure le secrétariat pédagogique
• Après les examens, récupérer les copies, procéder à l’anonymisation, saisir les notes dans le logiciel Apogée (master 1 de santé publique), ou, transmettre les notes aux services compétents (master 2 CPS, master et DU de médecine légale)
• Procéder à l’édition des PV pour la délibération des examens, des relevés de notes, des attestations de réussite, clôturer les sessions d’examen (master 1 de santé publique)
• Participer à la surveillance des Épreuves Classantes Nationales Informatisées (ECNI) des étudiants en 6ème année de médecine
• Suivre les stages des étudiants Corps de Santé voie professionnelle du master 1 de santé publique
• Suivre les stages des étudiants du master 2 CPS

Mettre à jour le fichier des heures d’enseignement en collaboration avec les enseignants responsables et préparer les dossiers de vacations pour le service financier

Profil

Connaissances :

Maîtriser la règlementation inhérente aux règles de scolarité, posséder de

solides connaissances sur le fonctionnement de l’Université et l’offre de formation, connaître

les règles de rémunération des vacataires extérieurs et de rémunération des heures

d’enseignement complémentaires des enseignants

Savoir faire technique :

Maîtriser les logiciels (Apogée, eCandidat, Moodle, File Sender, Zoom) et les outils de

bureautique courants

• Mettre en oeuvre des techniques de rédaction et de mise en forme de documents
• S’exprimer à l’oral et à l’écrit de manière fluide et compréhensible

Savoirs comportementaux :

Savoir hiérarchiser les tâches et synthétiser les données

Savoir développer des relations professionnelles avec d’autres structures : communiquer,

échanger, se renseigner et transmettre des informations

Etre disponible et rigoureux

Avantages :

Contributions aux frais de transport en commun

Congés jusqu’à 55 jours / an pour les contrats >

à 10 mois

Contributions à la complémentaire santé

Subvention restauration collective

Chèques vacances

Service social

Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

Activités sportives et culturelles

Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)

Télétravail possible en fonction du poste

3 Options de temps de travail (si contrat >

à 10 mois) : 39h10 >

55 jours de congé 38h15 >

50 jours de congé 37h20 >

45 jours de congé

Possibilité d’aménagement du temps de travail

Crèche

Formations