Gestionnaire assemblée (H/F) CDD 12 mois

La Direction des Marchés, des Assemblées et du Juridique (DMAJ) s'assure du bon déroulement des activités de marché, d'assemblées ainsi que la bonne exécution des actes juridiques dont la Région Normandie est responsable.

La DMAJ est composée de trois services : services assemblées, service juridique et service marchés publics.Garant du fonctionnement institutionnel de la collectivité, le service Assemblées possède trois missions principales : - La préparation, l’organisation et le suivi des séances du conseil régional, de la commission permanente et des commissions intérieures.

Le suivi des décisions et des arrêtés du Président.- La gestion des désignations des élus dans les organismes extérieurs.

Missions principales du poste : - Assurer la gestion des rapports et délibérations de la commission permanente et de la Région Normandie au moyen du logiciel dédié Airs Délib puis transmission dématérialisée des documents aux élus.

• Assurer les fonctions de référent dématérialisation du service et d’administrateur fonctionnel du logiciel Airs Délib.- Gérer l'accueil téléphonique quotidienne auprès de l'ensemble des utilisateurs.
• Être en relation avec l'ensemble des directions et services.- Recenser les dispositifs régionaux et suivre les délégations à la commission permanente.
• Organiser le bon déroulement des assemblées plénières, des commissions permanentes et des commissions intérieures.- Mettre en œuvre du caractère exécutoire des délibérations, télétransmission préfecture et affichage.
• Publier des délibérations sur intranet et le site internet de la région.Activités attendues sur le poste : - Assurer le suivi au quotidien de l'état d'avancement des rapports dans Airs Délib (suivi du workflow).
• Gérer la gestion des paramétrages dans Airs Délib (ouverture des droits, modification des profils et des modèles de documents).
• Relever les corrections à apporter (rôle de viseur pour le service) des délibérations rédigées par les directions.- Participer aux réunions des commissions intérieures, commissions permanentes, rédaction, diffusion des comptes-rendus aux élus et administratifs.
• Être présent pendant les séances plénières du Conseil régional (prise de notes, relevé des présences et des votes).Connaissances principales attendues sur le poste : - Connaître les politiques régionales, l'organisation et de l'environnement institutionnel- Maîtriser les règles de l'expression orale, d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
• Savoir prendre des notes et avoir l'esprit de synthèse.- Savoir anticiper et être réactif.- Maitriser l'outils informatiques et l'outil de dématérialisation.

Compétences attendues ou à développer : - Intérêt pour le travail et le contact direct avec les élus.- Capacité à travailler en équipe, en la transversalité.

Capacité d'organisation, méthode , rigueur, adaptabilité.- Aisance rédactionnel.Savoir-faire relationnel : - Disponibilité, discrétion, patience, écoute, esprit d’équipe.

Relations fonctionnelles internes et externes : - Travail avec l’ensemble des directions, le Cabinet du Président et les élus régionaux.