Assistant de direction/Assistante de direction

Notre client est un des cabinets d’avocats d’affaires les plus réputés de Paris.

Dans le cadre d'un remplacement ,nous recherchons un Assistant de direction Expérimenté H / F qui travaillera avec de l’un des associés phares du cabinet en Corporate (droit des affaires).

Elle travaillera également pour un autre associé de l’équipe Contentieux.

Missions classique

Suivi des emails : rédaction et envoi d’emails en français et en anglais ; préparation de quelques projets de réponse aux emails

Gestion d’agenda mouvant et complexe : nombreuses réunions, conférences téléphoniques, visios, petits déjeuners et déjeuners à monter en interne ou avec les clients, souvent dans l’urgence.

Coordination avec les clients, les autres assistantes et l’équipe en charge des salles de réunion.

Téléphone / contacts : nombreux appels entrants et sortants. Filtrage. Organisation de rendez-vous, échanges internes etc Mise à jour des contacts

Compétences techniques / Pack-office : travail régulier de mise en forme de documents, création de sommaires automatiques sur Word, schémas sur Powerpoint etc

Logistique / reprographie : Impressions, reliures, scans, plis par porteur, courriers, colis, UPS, mises à jour des différents classeurs, réassort fournitures etc

Administratif sur les dossiers : rédaction lettres d’engagement et ouverture des nouveaux dossiers important travail de coordination en interne

Time sheets : préparation des feuilles de temps des associés

Frais : Gestion des frais dans le logiciel Concur pour tous les avocats et suivi des frais

Organisation des déplacements : voyages, location voiture, etc

Comptabilité pro : suivi de la comptabilité professionnelle avec le cabinet d’expertise comptable

Classement, archivage

Facturation

Facturation complexe et volumineuse : suivi du WIP, rédaction des diligences en français et en anglais, préparation des emails à l’attention des clients, échanges avec certains clients et conseils locaux (en français et en anglais), préparation de tableaux récapitulatifs des honoraires, suivi des frais, relance des collaborateurs pour la saisie des temps, instructions au services comptabilité et facturation, suivi des taux spécifiques pour chaque client, revue de projets de convention d’honoraires, extractions SECIB, établissement des notes d’honoraires.

Facturation de gros Projets : travail très volumineux de centralisation de la facturation chez Bredin Prat et pour tous les autres Conseils locaux / Best Friends avec lesquels le cabinet travaille.

Il s’agit de dossiers sur lesquels plusieurs associés du cabinet travaillent. Préparation du détail de nos temps (montants importants à passer en revue dans SECIB et divers tableaux de synthèse à préparer pour le client).

Tâche chronophage nécessitant beaucoup d’attention et de rigueur. Reprise sous Excel des chiffres extraits de SECIB.

Profil du candidat :

Titulaire d’un diplôme type Bac + 2, vous possédez une première expérience réussie en cabinet d’avocats ou environnement similaire, idéalement en milieu international.

Vous maitrisez le Pack Office, particulièrement Excel et êtes Organisé(e), rigoureux(se), polyvalent(e), adaptable, dynamique, sens du service, bonne gestion des priorités et du stress, patience, excellent relationnel

Anglais courant exigé

Avantages et conditions

Rémunération 60K€ sur 13 mois

35h / semaine

1 jours de télétravail

Intéressement & Participation 1.5 mois de salaire ainsi qu'une prime de fin d 'année de 2000€

Carte déjeuner 10€ / jr

Salle de sport sur site