Asssistante de direction

Détails de l'offre

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Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Département : Direction Générale Adjointe Administration Générale et Affaires juridiques

Pour le Secrétariat général

Sous l'autorité de la Responsable du Secrétariat général

Pour la Direction Générale Adjointe Administration générale

Liaisons fonctionnelles avec la DGA Administration générale pour la tenue de l'agenda, le classement et le suivi des contentieux, etc...

Liaisons fonctionnelles avec le Directeur Général des Services pour la tenue de l'agenda en cas d'absence de la Responsable du Secrétariat général et selon la répartition effectuée avec l'Assistante de direction Aménagement, DGA services à la population et Secrétariat général

Relations avec l'externe telles que notamment Préfecture, partenaires institutionnels, entreprises, usagers.

Lieu principal du travail : Secrétariat général (Bureau partagé avec la Responsable du Secrétariat général)

Temps de travail : Temps complet

Horaires : 37h 30 à répartir entre 8h30 et 17h30

Prise des Congés : Arrêtés après concertation avec l'Assistante de direction Aménagement, DGA services à la population et Secrétariat général, afin de permettre une continuité Missions / conditions d'exercice Au sein de la Direction Générale Adjointe Administration Générale et Affaires juridiques, réalisation de tâches administratives :

• Pour le compte du Secrétariat général : Garantir la bonne gestion quotidienne du courrier de la collectivité, assurer le traitement des actes administratifs et effectuer diverses tâches administratives pour le service
• Pour le compte de la Direction Générale Adjointe Administration Générale et Affaires juridiques : assurer la tenue de l'agenda et la gestion de différents dossiers.

Pour le Secrétariat général

Les activités au sein de ce service et de cette direction de nature transversale sont notamment :

Gestion du courrier de la collectivité :

• Assurer la bonne gestion quotidienne du courrier consistant notamment à l'ouverture du courrier, la numérisation avant sa diffusion dans les services via un logiciel métier,
• Etre en mesure d'accompagner les services à toute demande d'utilisation du logiciel,
• Tenue de statistiques.

Gestion des actes administratifs :

• Réceptionner les actes produits par les services (décisions et arrêtés), les relire et apporter les modifications ou compléments nécessaires en étant l'interface avec les services avant la mise au visa, puis à la signature et obtention du caractère exécutoire
• Suivi méticuleux des actes en vue de réaliser, en temps réel, les registres des arrêtés et des décisions / délibérations du Conseil municipal
• Réaliser les opérations de mise en ligne des données Open data

Secrétariat du service et de la Direction :

• Pour la Directrice Générale Adjointe Administration Générale : Tenue de l'agenda, monter les réunions et assurer l'ensemble de la logistique : prise de rdv, communication de l'ordre du jour, constitution des fonds de dossiers, diffusion des comptes rendus, réservation de salle, de matériel, ...)
• Prise des appels téléphoniques,
• Réalisation des différentes tâches administratives (Etablissement de courriers, numérisation de documents, classement papier et informatique, diffusion des notes de service, dossiers d'assurance, ...)
• Traitement des courriers affectés au service et à la direction (suivi et clôture des courriers)
• Suivi budgétaire : établissement de bons de commande et suivi logistique du service (commandes fournitures, demandes de travaux...)
• Tenue de tableaux de suivi
• Réaliser l'archivage du service et de la Direction
• Mise à jour du Plan Communal de Sauvegarde en lien avec l'Assistante de direction Aménagement, DGA services à la population et Secrétariat général Profils recherchés Bonnes qualités rédactionnelles

Gestion des priorités

Être en mesure de faire du reporting en temps réel et de le formaliser

Prise en compte et adhésion au niveau d'exigence requis au sein d'une Direction générale

Capacité d'adaptation et d'intégration au sein d'une équipe

Connaître le régime des actes administratifs,

Connaissance de l'organisation territoriale,

Sens du service public,

Posséder une bonne aisance orale et écrite, connaître les principes rédactionnels d'une administration,

Démontrer une capacité à s'organiser et à gérer son temps de travail,

Posséder les techniques de secrétariat, de recherche documentaire, de classement et d'archivage,

Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Publisher), ainsi que la messagerie et les agendas électroniques,