Coordinatrice Adjointe du Cabinet du Maire (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + prime de fin d'année.

Avantages Sociaux : COS + CNAS + Mutuelle Descriptif de l'emploi Sous la hiérarchie de la Coordinatrice du Cabinet, vous serez amené à travailler en polyvalence avec les membres du Cabinet et la Coordinatrice du Cabinet.

Missions / conditions d'exercice Secrétariat (polyvalence avec les membres du Cabinet) :

• Gérer l'agenda du Maire en lien avec la secrétaire particulière du Maire
• Préparation des dossiers en lien avec les RDV et les réunions;
• Prise de notes des doléances en l'absence de l'assistante de Monsieur le Maire;
• Etablir les bons de commande sous le contrôle de la coordinatrice du cabinet;
• Gestion des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil en lien avec la secrétaire des élus : travail collaboratif avec l'équipe du cabinet (tenir à jour le tableau des manifestations, informer les élus et s'assurer de leur participation);
• Traitement et suivi des mails cabinet en l'absence de la coordinatrice du cabinet; Enregistrement du courrier sur le logiciel Maarch en cas d'absence de la secrétaire des élus
• Traitement et suivi des courriers Maarch (rédaction, enregistrement, tri, diffusion et archivage);
• Suivi des naissances et des décès (rédaction, enregistrement, tri, diffusion et archivage);
• Rangement, classement et archivages des documents du Cabinet;

Accueil du Cabinet du Maire :

• Accueil physique et téléphonique ;
• Accueil des rendez-vous du Maire ;
• Réception et orientation des appels et messages téléphoniques ;
• Centraliser les informations sur la plateforme internet du Cabinet (Evernote) et diffuser ces éléments aux membres du Cabinet qui assurent le traitement, le suivi et le retour d'information au Maire ;
• Sur demande du Maire et du Cabinet, participation à certaines des manifestations de la ville et à certains des évènements protocolaires en présence du Maire.
• Gestion et mise à jour du fichier des personnalités. Profils recherchés Diplômes requis : BAC + 3 minimum avec expériences professionnelles.
• Compétences rédactionnelles ;
• Organisation, méthodologie, rigueur ;
• faire preuve de discernement ;
• capacité d'analyse, prise d'initiatives ;
• Réactivité, gestion des urgences ;
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
• Souriante, ponctuelle, disponible, patiente ;
• Contraintes : adaptabilité, polyvalence, heures supplémentaires.
Il y a 14 jours