À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Mission

Le Campus MOULINS regroupe, sur 8 bâtiments, des UFR (dont la FSJPS avec 8000 étudiants), l'antenne MOULINS de l'IAE, ainsi que des services communs (CRFPA, IREO, CROUS). Les services généraux, réunis au sein du "Pôle MOULINS", gèrent les locaux et équipements (hors informatique) : maintenance, travaux, nettoyage, préparation des salles, sécurité, reprographie, accueil et courrier. L’équipe collabore avec les usagers du site et diverses directions de l’Université (DGDRH, DAF, DGDTEIL).Le Responsable des Services Généraux et son Adjoint orchestrent l'activité du Pôle MOULINS, ce dernier assurant aussi la gestion financière du budget de cette entité.

Activités principales et associées

Adjoint au Responsable des Services Généraux :

Auprès du Responsable des Services Généraux, assurer l'aide au pilotage des activités du Pôle MOULINS.

Suppléer le Responsable pour assurer la continuité de l'encadrement, le suivi des activités du Pôle et des prestataires.

Prendre en charge l'encadrement, l'animation, l'organisation des plannings le cas échéant, des équipes de préparateurs de locaux et équipements audio-visuels (avec le chef d'équipe Référent Audiovisuel en cours de recrutement)

Agents d'accueil (courriers / livraisons)

Reprographes

Assurer un reporting mensuel auprès du Responsable des actions menées avec les équipes (actualisation des organisations mises

en place pour répondre aux besoins des usagers, mise en exergue des points de blocage et / ou difficultés, répartition des activités)

Évaluer et définir les besoins de formations Métier des équipes encadrées pour les remonter avec le service de formation et assurer le suivi des formations réalisées.

Traiter les demandes de manifestation (internes et / ou externes) : après avoir recueilli l'objet / le déroulé / l'expression des

besoins logistiques à déployer, valider la faisabilité avec le RSG et / ou le Directeur du CAMPUS.

Mobiliser les équipes précitées pour s'assurer de la bonne tenue de la manifestation

Assurer la diffusion des informations relatives à la tenue des manifestations (auprès du service COM de la FSJPS notamment,

et / ou de façon dématérialisée)

Profil

Gestionnaire financier-ère :

Engager les dépenses sur SIFAC, dans le cadre des crédits alloués, en renseignant les tableaux de bord internes

Procéder aux opérations de "Service Fait " en vue de la liquidation des factures.

Être le référent SIFAC (vis-à-vis de la DGDAF) pour l'exécution du budget du Pôle et se tenir informé des procédures

Assurer le suivi des conventions de locations de salles (facturation, émission des titres de recette…) en veillant à la validité des documents et en tenant un tableau de bord des locations accordées.

Assurer la bonne tenue des comptes de dépenses en matière d'affranchissement

Contribuer activement à la préparation des budgets (BI / BR) et des réunions de suivi (Conseil de Gestion du CAMPUS MOULINS)

Renseigner les tableaux de suivi de l'utilisation des crédits"d'Investissement" sur le budget de la DGDTEIL.

Compétences requises

Objectifs et projets de l’établissement

Techniques de management

Gestion des groupes et des conflits

Environnement et réseaux professionnels

Techniques d’élaboration de documents

Connaissances budgétaires générales

Finances publiques

Savoir-faire opérationnels

Réaliser des synthèses

Rédiger des rapports ou des documents

Déléguer et évaluer

Encadrer / Animer une équipe

Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

Concevoir des tableaux de bord

Savoir faire-comportementaux

Rigueur / Fiabilité

Anticipation

Réactivité

Sens relationnel

Sens du service

Domaines de formation et expériences souhaitables

Outre les connaissances en lien avec missions décrites et connaissances / compétences décrites attendues, une connaissance de la réglementation ERP serait appréciée.

Conditions particulières d’exercice

Site ouvert au public de 07h30 à 20h30 du Lundi au Vendredi et jusque 17h30 le Samedi