Une société dans le domaine des arts du spectacle vivant recherche un(e) assistant(e) de direction afin d'assurer le soutien administratif et organisationnel des dirigeants ou d’une équipe de direction.
Il/elle contribue à l’optimisation de la gestion des activités et veille au fonctionnement fluide et efficace de la direction.
Missions principales
1. Gestion administrative & organisationnelle
- Gérer les agendas
- Organiser les rendez-vous et les déplacements professionnels
- Gérer les appels téléphoniques
- Traiter les courriers et courriels entrants et sortants
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents officiels : rapports, comptes rendus, présentations, etc.
- Assurer la gestion documentaire
- Classer les dossiers physiques et numériques
- Rédiger les plannings des alternants
2. Coordination & communication interne/externe
- Assurer l’interface entre la direction et les différents interlocuteurs : collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires et institutions
- Organiser les réunions
- Préparer les supports nécessaires aux réunions
- Rédiger les comptes rendus
- Assister à certaines réunions
- Représenter la direction lorsque cela est nécessaire
- Suivre les actions décidées
- Assurer le reporting auprès de la direction
3. Support en gestion de projet
- Participer à la coordination et au suivi de certains projets stratégiques
- Collecter les informations nécessaires à la prise de décision
- Analyser et synthétiser les informations
- Mettre en place des outils de suivi
- Élaborer et tenir à jour des tableaux de bord
4. Supervision des locaux
- Veiller à la bonne tenue des bureaux
- Suivre l’entretien des locaux
- Superviser les services de nettoyage
- Veiller à la bonne organisation des espaces de travail
Compétences recherchées
- Excellente maîtrise du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
- Bonne maîtrise des outils collaboratifs et de gestion documentaire
- Excellentes capacités rédactionnelles
- Bonnes capacités de synthèse
- La maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères constitue un atout
Qualités recherchées
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Rigueur et organisation
- Bonne gestion des priorités
- Autonomie
- Esprit d’initiative
- Excellentes qualités relationnelles et communicationnelles
- Réactivité et capacité d’adaptation
- Sens du service et diplomatie
- Capacité à anticiper les besoins du dirigeant
Formation & expérience
- Formation : Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, administration, gestion, communication ou équivalent
- Expérience : minimum 3 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire
⚠️ Important – Candidature
Les candidatures se font uniquement en ligne.
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* Taux horaire trop élevé
* Compétences / expériences insuffisantes
* Poste déjà pourvu
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