Assistant de projet (H/F)

Description du poste :

Description de l'entreprise

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l'eau, de l'énergie, de l'environnement, de l'industrie, de la mobilité et du transport.

Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d'exercer un métier qui allie l'art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos 8 900 collaborateurs, au sein de 55 agences en France et de 40 filiales internationales, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l'humanité.

Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d'expérience.

Description du poste

Rattachée à la branche "Bâtiments, Régions & Equipements" (600 collaborateurs au niveau national), notre agence de Toulouse / Occitanie compte 35 collaborateurs.

L'agence réalise des missions de management de projet et d'ingénierie dans le bâtiment pour des clients dans les domaines de l'industrie, de la santé publique et privée, de l'immobilier d'entreprise (Bureaux, résidentiel, retail, hôtellerie), des équipements et ouvrages publics (Enseignement, culture et loisir, sureté, défense).

Vos missions seront les suivantes :

• Au titre d'assistant(e) polyvalent(e) d'agence :
• Accueil Physique des visiteurs / livraisons agence
• Accueil / standard téléphonique agence
• Gestion des courriers Entrées / Sortie
• Assistance à la gestion des véhicules de service de l'agence
• Assistance à la gestion de l'entretien des locaux de l'agence
• Assistance à la gestion du parc informatique de l'agence
• Assistance à la gestion des fournitures de l'agence (bureau, EPI etc.)
• Au titre d'assistant(e) de projets :
• Assister l'ensemble des collaborateurs de l'agence dans la rédaction, la frappe et la mise en page de documents (courriers, Cahier des charges, demandes d'avenants missions, Tableau comparatif des offres sur Excel etc.)
• Collecter, Organiser et réaliser le classement des documents Entrée / Sortie des différentes missions de l'agence pour le compte des collaborateurs de l'agence (format papier et électronique)
• Assister les chefs de projets à réaliser les tâches administratives leur incombant (rédaction / diffusion des Compte rendus d'études / de chantier, Ordres de Service, gestion des situations d'avancement des entreprises, tableau de bord financier de chaque projet, suivi VISA, AOR, DOE, DGD, GPA etc.),

En fonction du profil et de l'appétence du candidat(e), une dimension support commercial pourra également être intégrée aux responsabilités de ce poste (support montages candidatures et offres auprès de l'équipe de Direction commerciale et responsables d'offres, interfaces avec les Architectes, éditions et mises à jour des outils et tableaux de bord).

Qualifications

Vos atouts

• Expérience et compétences souhaitées : 8 à 15 ans d'expériences à un poste similaire dans le bâtiment (MOA, MOE, Archi, Entreprises)
• La connaissance des marchés publics est requise
• Connaissances spécifiques : Pack Office (Maitrise parfaite Word, Excel et Powerpoint)
• Capacité à travailler en équipe et à s'intégrer rapidement au sein de l'équipe avec prise d'initiatives pour acquérir rapidement une autonomie à son poste et gagner la confiance et satisfaction de l'équipe sur site;

possédant des qualités d'écoute & de communication, un sens organisationnel, un excellent relationnel, rigoureux(se), à l'aise à l'écrit et à l'oral, proactif(ve), dynamique.

Contraintes spécifiques liées au poste : horaires postés 08h30 / 09h00 à 16h30 / 17h00

Informations supplémentaires

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c'est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :

• Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature
• Entretien avec un recruteur : l'objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
• Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu'il attend de vous, le mode de fonctionnement de l'équipe, les projets.

Si c'est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d'un café ou lors d'un déjeuner

Artelia s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif.

En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.

Pour faciliter la lecture, l'écriture inclusive n'est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.