Assistant de direction/Assistante de direction

Rattaché(e) au Secrétaire Général, vos missions vos missions principales sont les suivantes :

Vous assistez le Directeur Général et le Secrétaire Général afin d’optimiser la gestion et l’organisation quotidienne de leur activité :

Vous suivez, préparez et facilitez les rendez-vous (logistique, organisation, préparation de dossiers). Vous gérez les deux agendas des dirigeants et organiser leurs déplacements.

Vous prenez en charge l’assistance de la vie sociale liée à nos instances de gouvernance en lien étroit avec le service juridique.

A ce titre, vous assurez la préparation et les diligences liées au bon déroulement des conseils d’administration et de l’assemblée générale à savoir :

• Préparation de l’agenda annuel de la comitologie de Clairsienne,
• Envoi des convocations,
• Suivi des dossiers à instruire en conseil
• Gestion de la relation quotidienne avec les administrateurs (frais, présence au CA, gestion des questions etc )
• Publication des documents de référence : gestion de l’intranet et de l’extranet administrateurs
• Participation aux conseils et préparation et rédaction des PVs officiels
• Emission des extraits de PVs et formalisation des décisions de DG avec envoi en signature

Vous prenez la responsabilité de la tenue documentaire de l’entreprise à savoir archivage des contrats, des conventions locatives, des contrats de financement ou garanties et engagements externes de l’entreprise.

Cela se traduit par l’alimentation d’un GED électronique.

Relecture et mise en place de notes internes et aide à la coordination de certains documents stratégiques de l’entreprise nécessitant une coordination multi-services

Votre profil :

Issue(e) d’une formation supérieure BAC+2 (minimum), vous disposez d’une expérience confirmée vous ayant permis de développer des compétences solides dans l’assistanat.

Vous maitrisez les outils informatiques nécessaires à l’exécution de vos fonctions et notamment office 365.

Doté(e) d’un excellent relationnel, votre sens de l’écoute et vos prises d’initiatives vous permettent de collaborer en transversalité avec l’ensemble des directions.

Vous avez un grand sens de la confidentialité, êtes reconnu pour vos capacités d’adaptation et d’autonomie ainsi que votre capacité à gérer les priorités.

Un sens aigu de la rigueur et une forte capacité d’organisation sont nécessaires dans la réussite du poste.

Doté(e) d’un excellent relationnel, votre sens de l’écoute et vos prises d’initiatives vous permettent de collaborer en transversalité avec l’ensemble des directions.

Nous rejoindre, c’est l’opportunité d’intégrer une entreprise qui place l’innovation au cœur de son engagement social pour créer de nouvelles façons d’habiter, réinventer sa relation client et impulser de nouvelles pratiques en collaboration avec ses habitants-locataires-clients et partenaires.