Administratif • lons 64
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À propos de Clauger
Clauger est une entreprise familiale française, spécialisée dans le froid industriel et le traitement d’air, présente en France et à l’international. Nous concevons, réalisons et maintenons des solutions à forte valeur ajoutée pour nos clients, principalement dans les secteurs agroalimentaire et pharmaceutique, avec un engagement fort en matière de performance énergétique, de sécurité et de responsabilité environnementale.
Rejoindre Clauger, c’est intégrer une entreprise en croissance, reconnue pour sa culture humaine, son esprit entrepreneurial et la proximité avec ses clients et ses équipes.
Contexte général du poste
L’activité Travaux Réseau Sud est organisée et gérée à partir de l’agence de Meyreuil.
Cet ensemble est un centre de profit et dispose des ressources propres à son développement. Son objectif est de gérer la réalisation de nos travaux sur des équipements et matériels frigorifiques, aérauliques, et de process industriel sur la Reseau Sud et dans tous les secteurs d’activités.
Missions
1 Vous prenez en charge la Gestion administrative de l’agence
Vous êtes force de proposition sur l’organisation et proposez des outils permettant d’optimiser et d’automatiser le système administratif
Vous rédigez des courriers, compte rendus, supports, fax…
Vous gérez l’envoi et la réception des courriers ; vous assurez le suivi des recommandés, litiges et les remontées d’informations auprès de la direction
Vous tenez à jour les documents liés au bon fonctionnement de l'agence
Vous participez à la communication interne (Mettre à jour les tableaux d’affichage…).
Vous suivez l’entretien des locaux et la sécurité (Extincteurs, pharmacie, électricité...).
Vous gérez les commandes de fournitures et le stock
Vous êtes le relais entre le siège et l’agence pour le C.E, avec le responsable d’agence.
2 Vous prenez en charge le suivi administratif du personnel
Vous vérifiez et saisissez les feuilles de semaine de l’agence (hors responsable d’agence).
Vous enregistrez les heures supplémentaires et transmettez une extraction mensuelle au service du personnel.
Vous gérez la comptabilisation de la récupération depuis IFS.
Vous vérifiez les notes de frais et les affectations (hors responsable d’agence).
Vous gérez les visites médicales et formation de l'ensemble du personnel d'agence.
Vous déclarez les accidents de travail auprès de la sécurité sociale, d'Aquair et de la Direction Réseau.
Vous accueillez le personnel rentrant et communiquez sur le fonctionnement administratif de l'agence (feuilles de semaine, CP, OT...).
Vous transmettez au siège, les demandes de vêtements de travail.
3 Vous suivez et gérez les plannings
Vous gérez les demandes de congés, récupérations et transmettez les informations au siège.
Vous réalisez un planning de congés estivaux et hivernaux.
Vous recensez mensuellement les astreintes réalisées et les communiquez au service du personnel en collaboration avec le responsable service.
Vous gérez éventuellement les déplacements et mettez à jour les plannings de nos intervenant sur site
4 Vous assistez l’activité service
Vous créez les BT,et réceptionnez les Bons de livraison.
Vous passez des commandes d'achats sous IFS
Vous faites l’extraction des informations financières de IFS (Sous garantie, coûts…)
Vous veillez à la mise à jour des informations (Statut des missions…)
5 Vous assistez le responsable d’agence dans la gestion financière du centre de profit
Vous suivez les frais de structure liés à l’administratif
Vous tenez le journal de caisse
Vous gérez les impayés avec nos services generaux : Recenser les infos auprès des responsables, relancer les clients, effectuer le suivi et faire remonter les informations à la direction de l’agence
Vous veillez au suivi de la facturation
Vous vérifiez certaines factures fournisseurs liées au fonctionnement de l’agence
Responsabilités SSE
Participe à la gestion administrative du système SSE et du suivi médical du personnel.
Savoir faire
Capacités rédactionnelles et orthographe
Maitrise des techniques liées à l’accueil physique et téléphonique
Solutions d’amélioration de la gestion administrative
Bonne maitrise informatique : logiciels pack office, IFS
Savoir être
Méthodique
Réactif
Disponible
Polyvalence
Autonomie
Confidentialité
Qualités relationnelles
