Assistant de direction H/F

À propos de nous

Etablissement dynamique situé en bord de mer, le CHU de Brest est un acteur économique de 1er plan au service de la Bretagne Occidentale : 1er opérateur de santé et moteur économique de la région l'établissement est le 1er employeur de la ville.

Le CHU assure principalement des missions de soins, d’enseignement et de recherche.

La direction des travaux et de l’architecture (DTA) est chargée de piloter les projets immobiliers, réaliser l’exploitation et la maintenance des installations techniques et du patrimoine CHU, ainsi que d’organiser les fonctions de sécurité des sites.

Mission

L’assistant(e) de direction de la DTA réalise un ensemble de missions, auprès du directeur des travaux et de l’architecture, au profit de l’ensemble de l’équipe et sur des processus transversaux du CHU.

Sur le périmètre d’assistant(e) du directeur, vous :

• Coordonnez l’agenda du directeur et organisez des réunions ou formations ;
• Assurez un suivi des échéances ;
• Rédigez, corrigez, diffusez et archivez les courriers, notes de services, comptes rendus ;
• Passez les commandes (dépenses d’exploitation) ;
• Assurez un suivi et mise à jour des documents cadres inhérents à la direction.

Au profit de l’équipe de la DTA au sens large, vous :

• Assurez l’accueil physique et téléphonique ;
• Assurez le suivi et la saisie du temps de travail (cadres) dans le logiciel dédié ;
• Assurez le suivi de la gestion documentaire qualité de la direction dans le logiciel dédié ;
• Assurez l’archivage documentaire intra DTA et en lien avec les autres directions ;
• Assurez le suivi de la gestion du serveur informatique / teams et des droits d’accès aux plateformes dématérialisées ;
• Assurez le suivi des plans de formation (intra direction et institutionnel en lien avec la DRH) ;
• Assistez les cadres dans la création / représentation de logigrammes, la rédaction de procédures et modes opératoires, l’organisation de réunions et la gestion administrative des départements de la direction ;
• Assurez l’intendance de la direction : commande de fournitures, propreté des locaux (liens avec service logistique), gestion des véhicules de la direction (hors véhicules des ateliers) et force de proposition sur l’amélioration matérielle des conditions d’accueil et des conditions de travail des collaborateurs.

Enfin, vous assurez des missions transversales pour le CHU, telles que le secrétariat (rédaction et diffusion de compte-rendu) de certaines instances (F3SCT centrale), la gestion des droits d’accès des salariés aux parkings de Morvan en lien avec la direction de site et l’intérim du secrétariat de la direction des achats, logistique et biomédicale (pendant les congés de l’assistante titulaire).

Vous pourrez vous appuyer, pour vous approprier ces missions, sur les transmissions de l’assistante que vous remplacez (qui reste au CHU) et sur les conseils des autres assistantes de directions qui pourront vous aiguiller.

Ces missions sont susceptibles d’être complétées en fonction de la maturité du titulaire dans le poste.

Poste à temps plein basé à l'hôpital Morvan.

Profil

Titulaire d'un BAC+2, vous êtes doté(e) des qualités suivantes :

• Curiosité et sens du service public ;
• Bon sens ;
• Rigueur et méthode ;
• Sens du travail en équipe ;
• Habileté avec les outils informatiques.

Sans constituer un prérequis, une expérience d’assistant(e) de gestion / de direction sera appréciée.

Date de démarrage souhaitée : dès que possible.