Office Manager (H/F)

L’entreprise :

Maillon essentiel du système de santé en France, Viamedis accompagne les organismes complémentaires d’assurance maladie et les professionnels de santé grâce à son expertise du Tiers Payant.

Depuis plus de 20 ans, Viamedis est attaché aux valeurs de l’Économie Sociale et Solidaire. Aux côtés des organismes complémentaires et des professionnels de santé, nous contribuons à fluidifier et simplifier le système de soins.

Descriptif du poste :

Travailler chez Viamedis, c’est être contributeur à la réussite d’une société où votre créativité et vos prises d’initiative seront valorisées.

Vous souhaitez participer à différents projets transverses et faciliter l’exercice de nos différentes Directions ? Vous réalisez votre mission sous la responsabilité directe de la Directrice de l’Organisation, en étroite collaboration avec le Directeur Général, ainsi qu’avec les Directeurs membres du Comité Exécutif.

Missions :

Office management en appui à la Direction de l’Organisation

cette partie représente environ 70% du poste)

• Suivre les projets transverses de l’entreprise et savoir se positionner en tant que facilitateur entre toutes les Directions de l’entreprise.
• Coordonner la vie de la Direction de l’Organisation (feuille de route annuelle, saisie budgétaire, réunions trimestrielles) et la vie de l’entreprise (animations internes RSE et QVT).
• Préparer les communications inhérentes aux dossiers de la Direction de l’Organisation (articles, notes, courriers, diaporamas, allocutions).
• Réaliser des études et analyses spécifiques, élaborer des documents : rédaction de notes de cadrage et d’opportunité, de notes préparatoires, de comptes-rendus, analyse de données chiffrées, conception de présentations impactantes.
• Participer au maintien des référentiels internes (cartographie des activités des directions, organigrammes, modes opératoires).
• Participer à la préparation, organisation et animation des évènements internes (séminaires, convention du personnel, réunion des managers, semaine de la QVT, etc.)
• Participer à la relecture des contenus de communication interne et externe (intranet, rapport d’activité, newsletter).

Assistanat de direction en appui au Directeur Général

cette partie représente environ 30% du poste)

• Assurer le suivi de la gestion administrative courante du Directeur Général.
• Coordonner les activités du Directeur Général avec les autres services de l’entreprise, recevoir et transmettre les informations, assurer le suivi.
• Être l’interlocuteur privilégié de ses contacts (traitement des demandes et contacts VIP et / ou dispatching).
• Assurer le suivi des signatures du Directeur Général (contrats, commandes, facturation).
• Assurer la gestion de son environnement de travail en lien avec le service des Moyens Généraux (fournitures, équipement bureau, etc.).
• Assurer le suivi de sa gestion administrative courante (courrier, réservations, ordres du jour, comptes-rendus, préparation des déplacements, etc.)
• Gérer le planning, programmer, préparer et assurer le suivi de ses rendez-vous, contrôler et fournir les documents nécessaires aux rendez-vous et instances.
• Rédiger les courriers, comptes rendus et notes.
• Préparer les communications inhérentes aux dossiers de la Direction Générale (articles, notes, courriers, diaporamas, comptes-rendus, allocutions).
• Appuyer la préparation des instances internes (comité exécutif, comité de direction).
• Gérer la documentation de la Direction Générale (courrier, mails, procédures, abonnements, modes opératoires, contrats)

Profil : Compétences

Compétences

• Sens de l’organisation et de la planification, capacité d’anticipation
• Rigueur, méthode, sens du détail
• Capacité d’analyse, de reformulation et de synthèse
• Capacité de préparation et d’animation de réunion, y compris à distance
• Excellente expression orale et écrite
• Maîtrise avancée des outils de bureautique (pack Microsoft Office 365 dont Excel, Word, PowerPoint)

Qualités personnelles et savoir-être

• Discrétion et confidentialité
• Sens relationnel, écoute
• Autonomie, partage de l’information, capacité à rendre compte
• Esprit d’équipe, sens de la diplomatie
• Adaptabilité, réactivité, esprit pratique
• Esprit d’équipe et capacité à collaborer à distance
• Aptitude à gérer l’activité en tenant compte des objectifs, contraintes et échéances.
Il y a 4 jours