Office Manager (H/F)

Entreprise :

Notre client est un acteur intervenant dans l'e-santé depuis plus de 10 ans à Paris et aux Etats-Unis avec plus de 500 collaborateurs.

Il est connu comme l'un des Deep Tech français les plus attractifs. Aujourd'hui, l'entreprise intervient sur des dispositifs médicaux, de la télémédecine et l'analyse médicale.

Description du poste :

Assistance du CEO :

• Mission d'assister le président dans la préparation des réunions (Codir, board, investisseurs, etc.),
• Gestion des plannings, des rendez-vous, réservations de salles, accueil visiteurs, agenda de direction,
• Maintien et organisation des archives et documents afférents à la direction,
• Lecture et organisation des présentations et des interventions de la direction,
• Prise de relevé des réunions comex, assistance à la tenue des CA.

Office management :

• Gestion du bâtiment : Sécurité, maintenance et hygiène et gestion des sous-traitants afférents. Gestion ponctuelle de projets,
• Accueil physique et téléphonique sur le site de Paris,
• Gestion du courrier et des livraisons,
• Gestion des commandes en lien avec le Service Achats,
• Gestion des déplacements collaborateurs. Gestion des amendes liées aux véhicules d'entreprise,
• Gestion onboarding et offboarding opérationnel / logistique, en lien avec le Service RH,
• Coordination de l'accueil et de l'onboarding des nouveaux arrivants.

Cette liste n'est pas limitative et pourra évoluer.

Description du profil :

Titulaire d'un BTS d'Assistant Manager et / ou d'Assistant de Gestion PME-PMI minimum. Grande capacité d'adaptation et une grande souplesse d'esprit.

Haute capacité organisationnelle et de planification. Excellente communication relationnelle, capacité à travailler en équipe.

Autonomie, polyvalence et capacité d'adaptation. Discrétion. Une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques (Suite Office de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint ).

Teams. Un excellent niveau de français, à l'écrit comme à l'oral. La maîtrise de l'anglais est un vrai plus.